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【Salesforce/Pardot】Engagement Studioを使ってセミナーの開催前に自動でフォローメールを配信したい

ハレフルの永井です。

某所より「もうちょっと、ちゃんとやってる事情報発信した方がいいよ」なんてアドバイス頂いたこともあり、これから今弊社でメインにご支援をしているSalesforceやMAツール「Pardot」を活用したTips的な情報発信やBtoB領域のマーケティングについての発信など、我々が現在取り組んでいる事などの情報発信を行っていきたいと思います。

初回からいきなりニッチな情報になりますが、「Pardotを使ってセミナーのフォローを自動化させる」という課題についてのネタになります。

~この記事は、こういう方向け~
SalesforceのPardotのユーザであり、セミナー開催を定期的に行っている(むしろ頻繁に開催している)企業のマーケティング担当者、Web担当者向け。Engagement Studioについては活用したいけどイマイチわかんないんだよね、くらいのレベル感の方向けの情報となります。

今回は、よくある「〇月〇日開催、□□をテーマとした○○社との共催セミナー」などのようなパターンを考えてみます。このセミナーの開催前の3日前と1日前に申込者のメールアドレスに対してメールを送信するオペレーションを自動化するケースを考えてみます。

準備するものは「専用のセグメンテーションリスト(ダイナミックリストではない)」「メールテンプレート(3日前配信用)」「メールテンプレート(1日前配信用)」の3つです。

まず、Pardotだとフォーム(標準フォーム/Formhandlerいずれでも構いません)を通過したプロスペクトについて固定の「セグメンテーションリスト」のメンバーになるように完了アクションの設定を行います。

この「セミナー申し込み者リスト」に対してEngagement Studioが起動するように設定します。
「セミナーの申し込み者リストはキャンペーンに入れてます」って方もいらっしゃると思いますがEngagement Studioの起動条件は必ず「プロスペクトがセグメンテーションリストのメンバーであること」となります。

次にEngagement Studioの作成を行います。
ここでのポイントは3つ、
「『業務時間内のみにメールを送信』にチェックをつける」
「メールアイコンの起動タイミングは日付を指定」
「できるだけシンプルに作ってコピーして再利用する」
です。

『業務時間内のみにメールを送信』はEngagement Studioを最初に作成する際に設定するプロパティ情報になりますがここでチェックをつけておくと指定した業務時間にメールを送信することができます。

よく似た機能で「オートメーションルール」という機能もありますが、こちらはメール配信に関する時間の設定ができません。多くの場合、日付が変わった「0時01分」とかに配信されてしまいますので、この機能は正直フォローメールに使う事はできません。開封率の高い時間帯に送るには必ずEngagement Studioを使ってください。

Engagement Studioを設定する際に「アクション」「トリガー」「ルール」などアイコンを設置することでプログラムを作成・分岐を行う事ができますが、ここで利用するのは「アクション」だけです。
「メールを送信」を設置して「日付」を指定します。
アイコンの注記に書かれているのでわかると思いますが、メール送信アクションで日付を指定すると「プログラムを規定日付まで待機してアクションを実行」という処理になります。

Image from Gyazo

基本の処理はこれだけです。分岐やらトリガーやらはおいおい改善すべきポイントが見つかった段階で着手すればよく、それよりもせっかく作ったプログラムは一度使っておしまいではなく、コピーして再利用して活用することの方が重要です。

「Engagement Studioの活用が難しい」という方が良く仰るパターンの一つに「複雑に分岐するようなプログラムを設計できない」というコメントがありますが、「ユーザは想定通りに動かないし、メールレベルでコントロールできない」「分岐させ過ぎるとシナリオの分岐先が検証/改善可能な母数に満たないため結局改善できない」みたいな理由で、あんまり複雑に設計するケースを私はオススメしません。
そんなことよりもシンプルに作ったシナリオを何度も再利用することで「マーケティング担当者をクリエイティブではない作業から解放すること」こそMAの本質だと思っています。

この辺はいずれ別の記事できちんとまとめていきたいと思います。

【補足①】セミナー来場者向けのフォロープログラムについて
来場者向けのお礼メール等フォローの自動化処理などもEngagement Studioを使って自動化することもできますが、一般にセミナーの出席者向けのメールと欠席者向けのメールについて分けるケースが一般的だと思いますのでこのEngagement Studioの中に入れて来場者/欠席者のフォローまでまとめてやってしまう事はあまりお勧めしません。Engagement Studioを使ってフォローを自動化する場合も別で作成されることをお勧めします。

 

【補足②】スニペット機能について
この記事はコピーして再利用して頂く事を前提としたEngagement Studioの活用方法となりますが2020年1月から利用できるようになった「ビジネススニペット機能」を使うとフォローメールなどの文面に差し込む定型文などを一括で更新することで処理を大幅に短縮することが可能です。この機能については改めて活用方法を書いてみたいと思います。

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