【HubSpot】HubSpotでオプトアウトした相手にメールを送るには？請求書・契約書など必ず届けたい連絡の送り方

請求書や契約書のように、相手が配信停止していても届けなければならないメールがあります。HubSpotではオプトアウトしたコンタクトへの送信が止まる仕組みになっていますが、コンタクトレコードからの1対1メールなら送れます。シーケンスでは送れないので、送信元のアドレスとコンタクトの状態を確かめてから送り方を選んでください。

HubSpotのオプトアウトは「種類単位」と「全メール」の2段階

HubSpotのオプトアウトとは、コンタクトがメールの受信を拒否している状態のことです。拒否の範囲によって、送れるメールが変わります。

請求書や契約書の送信で関係するのは「1対1」の配信登録タイプです。コンタクトレコードから送る1対1メールも、シーケンスから送るメールも、この「1対1」として扱われます。マーケティング情報だけを拒否している相手なら、「1対1」はオプトインのままなので、送信には影響しません。

1対1メールは送信元のアドレスで手順が変わる

全てのEメールをオプトアウトしたコンタクトにも、コンタクトレコードからの1対1メールなら送れます。手順を左右するのは、送信元に選ぶアドレスです。

チームの共有アドレスから送る

コミュニケーションの受信トレイに接続したチームの共有アドレスから送るメールは、HubSpot上でトランザクションメールとして扱われます。法的根拠を提示しなくても、オプトアウト済みのコンタクトにそのまま送れます。

1. ［CRM］＞［コンタクト］から、送信先のコンタクトを開く
2. 左側のパネルにあるEメールアイコンをクリックする
3. ［送信者］欄の自分のメールアドレスをクリックし、チームの共有アドレスを選ぶ
4. 件名と本文を入力し、請求書や契約書を添付して送信する

共有アドレスを送信者に選ぶには、その受信トレイへのアクセス権が必要です。経理用の共有アドレスを受信トレイに接続しておけば、請求書などを送るたびに法的根拠を入力する手間がなくなります。

個人のアドレスから送る

個人の接続済みアドレスを送信者にしている場合、オプトアウト済みのコンタクトには法的根拠の提示を求めるポップアップが表示されます。ここで1回限りの法的根拠を提示すれば送信できます。データプライバシー設定をオンにしていないアカウントでも、相手が全てのEメールをオプトアウトしていればこの手順が必要です。

1. ［CRM］＞［コンタクト］から、送信先のコンタクトを開く
2. 左側のパネルにあるEメールアイコンをクリックする
3. 【画面上のボタン名：1回限りの法的根拠を提示するボタン】をクリックする
4. 法的根拠を選び、このコンタクトに連絡してよい理由を入力する
5. 件名と本文を入力し、請求書や契約書を添付して送信する

同じ画面には「サブスクリプションを追加」という選択肢もあります。こちらはコンタクトに「1対1」の配信登録を付け直し、今後もCRMからメールを送れる状態に戻す操作で、全てのEメールをオプトアウトしている相手には選べません。請求書や契約書を届けるだけなら、1回限りの法的根拠で送ってください。

1回限りの法的根拠は、その1通のためのものです。毎月請求書を送る取引先なら、個人のアドレスから送る限り、送るたびにこの手順を踏むことになります。

シーケンスはオプトアウト済みの相手には使えない

シーケンスは、あらかじめ用意したメールテンプレートを決まったタイミングで自動送信する機能です。Sales HubまたはService HubのProfessional以上で使え、利用するユーザーにはSalesシートかServiceシートが必要です。毎月の請求書を自動で送れそうに見えますが、オプトアウトした相手には使えません。

シーケンスのメールは、ユーザー個人の接続済み受信トレイから1対1メールとして送られます。チームの共有アドレスは送信元に選べないため、共有アドレスで法的根拠を省く方法がシーケンスでは使えません。登録できるかどうかは「1対1」の配信登録の状態で決まり、次の状態のコンタクトは登録しようとするとエラーになります。

「1対1」がオプトインのままなら登録できます。マーケティング情報だけを拒否している相手には、シーケンスでも送れます。

シーケンスで請求書などを送るなら、配信停止リンクの扱いを確認してください。2024年9月4日より後に作られたアカウントでは、1対1メールとシーケンスのメールに入る配信停止リンクが、全ユーザーで最初からオンになっています。相手がこのリンクから「1対1」の配信を止めると、次に送るときにはシーケンスに登録できなくなります。登録時に個別のメールからリンクを外せるので、取引の連絡では外しておくと安全です。HubSpotも、メールの内容がトランザクショナル、または非商用である場合にリンクを外す使い方を想定しています。

送る前に確認しておきたい3つのこと

まず、コンタクトの状態を見てください。「全てのEメールをオプトアウト済み」プロパティーと、［配信登録］タブの「1対1」の状態を確認すれば、どの送り方が使えるかが分かります。

複数ブランドを使っているアカウントは、ブランドごとの扱いにも注意が必要です。「1対1」の配信登録タイプはメインのブランドにしかなく、サブブランドにはありません。そのため、サブブランドのメールから配信を停止したコンタクトでも、「1対1」はオプトインのまま残り、シーケンスに登録できます。ブランド追加オプションを購入している場合、コンタクトレコードから手動で全配信を停止しても、止まるのは操作中のブランドの配信登録だけです。プロパティーの値だけで判断せず、ブランドごとの配信登録も見てください。

最後に、請求書や契約書のメールには広告を入れないでください。総務省・消費者庁の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」では、料金請求のお知らせなど取引に関する通知で、広告や宣伝を含まず、宣伝目的のサイトへの誘導もしないメールは、特定電子メール（広告宣伝メール）に当たらない例として挙げられています。同じメールに新サービスの案内などを載せると、この扱いから外れる可能性があります。個別のメールが法令上問題ないかの判断は、社内の法務担当や専門家に確認してください。

まとめ

オプトアウト済みの相手に請求書や契約書を送るなら、コンタクトレコードからの1対1メールを使います。チームの共有アドレスから送れば法的根拠の入力が要らず、個人のアドレスから送る場合は1回限りの法的根拠を提示します。シーケンスは「1対1」がオプトインの相手にしか使えないので、自動化を考える前に対象コンタクトの配信登録の状態を確認してください。

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