地域住民の声に耳を傾け、より良い街づくりを目指す政治家。その活動は、数多くの支持者によって支えられています。東京23区で活動するA議員の事務所では支援の輪が広がる一方、増え続ける情報の管理に大きな課題を抱えていました。HubSpotの導入が情報管理の悩みをいかに解決し、議員を本来あるべき政治活動へと導いたのか。成功した導入事例を紹介します。
A議員の事務所では、後援会名簿やボランティアリスト、ポスター掲示の協力者リストなどさまざまな情報をそれぞれ個別のExcelファイルで長年管理していました。
活動を始めた当初はそれで十分でしたが、支援者が増えるにつれ管理は煩雑になっていったそうです。「『この地域でポスター掲示に協力的な企業リスト』といった情報が必要になっても、メモなどの紙ベースや複数のファイルを開いて手作業で突合せる必要があり、手間と時間がかかっていました。寄付金の管理も同様で、記録や集計作業の煩雑さは常に悩みの種でした」とA議員。
活動報告や地域ミーティングの案内を送る際も、その都度メーリングリストを手作りしていたとのこと。本来であれば政策の勉強や地域の方々と対話するべき貴重な時間が、事務作業に奪われている状況だとわかります。
これでは支援者の期待に応えるための本来の政治活動に集中するのが難しい。政治活動効率化の必要性を実感したA議員が導入を決めたのがHubSpotでした。
「決め手は、政治活動に必要な機能がすべて一つにまとまっていたことです。単なる名簿管理ツールではなく、寄付金の管理、イベントの告知、そして支持者一人ひとりの方との関係性を記録し、可視化できる。これこそが、私が求めている政治活動の効率化でした」。
「すべての情報がHubSpotという一つの場所に集約されたことで、業務効率が劇的に向上しました。『ポスター掲示をお願いできるボランティアの方』を地域で絞り込んで、すぐにリストアップできる。これは大きな時短につながりました」。
寄付金の管理も誰がいつ寄付してくれたかという情報が個人の連絡先と紐づくため、集計作業が簡略化され、すぐ完了するとのこと。ミスもなくなり、スピーディーで正確な会計報告が可能になったと成果を実感されています。
「地域ミーティングの案内も、対象地域にお住まいの方だけに絞った内容のメールを送れるので、参加率も上がりました。参加申し込みの管理も簡単で、イベント運営そのものに集中できます。HubSpotは、政治活動を支えてくれる強力なエンジンです」。
「事務作業から解放されたことで、区民の皆様からいただいたご意見やご要望を政策に反映させるための調査や勉強に、より多くの時間を割けるようになりました。これは議員として最も大切なことです」。
日々の活動は、本当に多くの方々の善意とご協力によって成り立っています。その皆様の想いを、これまではバラバラのExcelファイルで管理していました。今思えば、大変非効率な管理体制だったと思っております。
HubSpotを導入し、区民の皆様お一人おひとりとの繋がりや、いただいた温かいご支援を、一つの場所で大切に管理できるようになりました。これにより生まれた時間と心の余裕を、すべて、この区の将来のために、そして区民の皆様のために使っていく覚悟です。
これからも、皆様の声を政策へと繋げるため、全力で活動してまいります。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
