この記事の概要
・SaaS型業務システムboardの概要がわかる
・HubSpotとboardを連携させるメリットがわかる
・連携前の準備とBoardからHubSpotへ顧客データをインポートさせる手順がわかる
・データをインポートするときの注意点がわかる
boardは、ヴェルク株式会社が提供するクラウド型の業務・経営管理システムです。これまでの有料導入実績は4,000社以上、継続率は99％を超えており、中小企業や個人事業主から高い支持を得ているSaaS型業務システムとなっています。
boardの最大の特徴は、見積書や請求書などの書類作成から案件管理、売上予測まで一元管理できる点です。Boardは、一般的な請求書作成サービスと中堅向け業務システムやERPの中間に位置するシステムとして設計されており、「請求書作成サービスでは業務管理や経営管理が不十分だが、中堅向け業務システムやERPだと価格帯が高すぎて手が出ない」という中小企業や個人事業主のニーズに応えています。
boardでは、見積書や発注書、発注請書、納品書、検収書、請求書、領収書といった豊富な帳票の作成が可能で、これらの書類を軸とした営業管理や業務管理、経営管理までカバーします。また、案件ごとに損益を管理でき、売上見込みの把握やキャッシュフロー予測などの経営に必要な機能も搭載しているため、中小企業の業務効率化と経営支援を同時に実現できるシステムとして注目を集めています。boardは単なる請求書作成ツールではなく、営業から経理までをつなぐ業務基盤として、企業のバックオフィス業務全体をサポートする存在なのです。
上記のような特徴を持つSaaS型業務システムboardとHubSpotを連携させることにより、以下のようなメリットが生まれます。
● 入力工数の削減とヒューマンエラー回避
HubSpotの「取引」や「会社」、「コンタクト」の情報が自動的にboardへ同期されるため、顧客データの二重入力が不要になります。この機能により重複入力によるミスを削減でき、業務効率を高めることができるでしょう。また、HubSpotの取引情報が更新されるたびにboardの案件情報にも即時反映されるので、営業担当者は煩雑な入力作業から解放され、より戦略的な業務に注力できます。
● 営業～請求処理の一元管理による業務フロー強化
HubSpotでのリード獲得から商談管理、そしてboardへの顧客データのインポート・請求処理へとシームレスに繋がるため、営業段階からバックオフィスまで一貫した業務プロセスが実現します。これにより部門間での情報共有が円滑となり、業務が滞ることなく進行します。
● 請求書作成やインボイス制度への対応が容易に
boardは日本の商習慣に則した帳票作成を得意とし、定期請求やインボイス制度への対応も柔軟にこなせます。HubSpotで営業進捗を管理しつつ、boardへインポートした顧客データをもとに、適格請求書の発行や定期請求をすることが可能になります。Boardは日本の企業が運営しているため法制度への順応性が高く、請求業務の品質と対応力が向上することでしょう。
● 会計ソフトとの連携で経理プロセスも自動化
boardはfreee会計やマネーフォワード、弥生会計などとの連携機能を備えており、HubSpotとboardを連携させれば、営業→請求→会計までを一気通貫で管理できます。顧客データのインポートを起点とした一連の業務が自動化され、経理担当者の作業負荷も大幅に軽減されます。
● アクティビティの自動記録によるトレーサビリティ向上
boardで見積書等を発行したタイミングで（もしくはメール送信や郵送などを行った時点で）、HubSpotのアクティビティーに登録されるため、顧客との接触履歴や提案履歴が自動的に記録されます。これにより、営業活動の透明性が向上し、チーム内や部門間での情報共有や引き継ぎがスムーズに行えるようになります。
HubSpotとboardを連携させる前には、スムーズな同期とデータ活用のために、以下のような準備をしておくと安全かつ効率的です。
● データの整理とクレンジング
データのクレンジング（Data Cleansing）とは、データベースや分析対象のデータセットから、不正確、不完全、重複、または不要な情報を識別し、修正・削除・補完する一連のプロセスのことです。たとえば、同じ顧客が複数登録されている場合などは、連携後に二重登録や同期エラーの原因になります。
コンタクトの氏名や会社名、メールアドレスなど、同期対象となる必須プロパティが正しく入力されているかをあらかじめチェックしておきましょう。また、表記ゆれも統一しておく必要があります。「株式会社」と「(株)」などは代表的な例ですが、紛らわしい表記を混在させないようにし、検索性と精度向上のための統一ルールを適用しておきましょう。
● 項目（フィールド）のマッピング計画
連携前には、HubSpotの「プロパティ」とboardの「項目」が対応できるように整理をしておきます。たとえば、HubSpotの「会社名」⇔ boardの「取引先名」、HubSpotの「取引額」⇔ boardの「案件金額」など、同期マッピング表を事前に作成しておくと設定がスムーズになります。
● アクセス権限の確認
HubSpot側ではアプリ連携を許可できる管理者権限が必要になります。またboard側でも外部サービス連携を設定できる管理者権限が必要になります。このような権限が不足している場合には、事前にシステム管理者に依頼して適切な権限を付与して貰うように準備しておきます。
● テスト用データと検証環境の用意
連携の設定後、いきなり全件同期をするようなことはせず、テスト用の顧客データ（3～5件）で連携挙動を確認しておきましょう。可能であればboardやHubSpotのサンドボックス環境（本番環境から完全に分離された、安全なテスト用の仮想環境）やバックアップを用意しておくと安心です。
● 運用フローの設計
どのタイミングでHubSpot→board、あるいはboard→HubSpotにデータを送るかをルール化しておきます。データインポート後の活用方法（メール配信や商談更新、請求書発行など）も事前に決めておくと、連携効果を最大化できます。
連携前にしっかりとした準備をしておくと、データ連携の際にエラーや混乱が減り、初回から安定した運用が可能になります。
HubSpotとboardの連携は、双方に用意されているAPI経由でも実現可能です。ただし、APIでの連携はプログラミングの知識やAPIの仕様理解が必要になり、実装や保守の負荷も発生します。現実的には、HubSpotマーケットプレイスに公開されている「boardアプリ」を利用する方法が一般的です。
HubSpotの管理画面で［マーケットプレイスアイコン］ → ［アプリマーケットプレイス］ を開きます。
検索バーに「board」と入力し、「board」アプリページ を表示します。
次のページの中頃にある「共有データ」と「boardと連携できるHubSpotの機能」を確認します。
ページの右上にある［アプリをインストール］をクリックして連携設定画面へ進みます。
上記で［アプリをインストール］をクリックするとboardのログインページに飛ぶので、ログインし、［設定］ → ［外部サービス連携］ → ［HubSpot連携］ を選択します。「HubSpotと連携する」ボタンを押すとHubSpot側の認証画面が開くので、連携するHubSpotアカウントを選択し必要なアクセス許可を承認します。
次に同期対象のオブジェクト（コンタクト・会社・取引）を選択します。同期方向は、HubSpot→board、または双方向を指定し、 顧客データの項目（氏名、メール、住所、商談情報など）のマッピングを設定します。boardの顧客データはHubSpotの「会社」や「コンタクト」に対応して同期されるため、マッピングを正しく設定することが重要です。
設定完了後、テスト的に顧客データを数件インポートして正しく反映されるか確認します。問題がなければ、全データ同期を実行し、運用を開始します。
最後に、HubSpotとboardで顧客データを連携させる際の注意点について整理しておきましょう。
● データの整合性を保つ
連携前に両システムで顧客データの整合性を確認しましょう。表記ゆれ重複レコードは、連携後に二重登録や誤同期の原因となります。事前のデータクレンジングが必須です。
● 項目マッピングの事前確認
HubSpotの「プロパティ」とboardの「項目」が正しく対応するよう、マッピング表を作成してから設定しましょう。項目名が似ていても意味が異なる場合があるため、誤マッピングは情報欠落や誤請求につながります。
● 同期方向と優先システムの決定
どのデータを双方向同期にするか、一方向同期にするかを明確にしておきます。また、データの正とするシステム（マスター）を決めておかないと、更新の衝突や古いデータへの上書きが発生するリスクがあります。
● 初回同期はテスト的に実施
いきなり全件同期はせず、テスト用の顧客データを数件だけ連携し、正しく反映されるかを検証します。問題がなければ段階的に対象件数を増やすのが安全です。
boardは中小企業や個人事業主向けのSaaS型業務・経営管理システムで、見積書や請求書作成、案件管理、売上予測までを一元管理できます。HubSpotと連携すれば、顧客データの自動同期による入力負荷軽減、営業から請求までのシームレスな業務フロー構築、インボイス制度対応、会計ソフトとの連携による経理自動化、活動履歴の自動記録などが可能です。連携前にはデータ整理や項目マッピング、権限確認、テスト同期を行い、安定的な運用を目指しましょう。
株式会社ハレフルでは HubSpot や Salesforce の導入・運用支援 を行っております。初期設定や操作方法などから、自社にマッチしたサポートをご提案しており、CRMの導入は初めてという企業様も安心してご依頼いただけます。スコアリングをはじめ、HubSpotが有する機能についての相談や設定にも応じています。「自社にあったCRMを選定してセールスやマーケティングを効率化したい」「HubSpotの運用を依頼できる企業を探している」など、HubSpot導入に関する具体的な相談や、プランの選び方についてお困りの方は、ぜひ お問い合わせ からご連絡ください。
