この記事の概要
・案件管理が必要な理由がわかる
・生産性を高める案件管理の方法がわかる
・HubSpotを活用した案件管理についてわかる
近年の営業活動は、リモートワークや非対面での営業の増加など、従来とは異なるスピードと柔軟性が求められおり、その中で、属人化された案件管理や情報の分断が大きな課題となっています。特に、Excelやスプレッドシートによる属人的な案件管理は、更新漏れ・情報の分断・対応遅れを引き起こし、商談機会の損失へと直結しています。そこで必要なのが、営業情報の一元化とプロセスの可視化です。
案件の進捗をリアルタイムで把握し、チームで共有・連携するためには、適切なツールの導入が欠かせません。HubSpotは、これらの課題を解決し、生産性の向上を支援する強力なプラットフォームです。
・Excelやスプレッドシート管理による属人化・ミスの発生
スプレッドシートやExcelに依存した管理では、営業担当者個人の手作業に頼ることになり、情報の更新漏れやミスが発生するリスクがあります。また、他メンバーが状況を把握できない属人化も課題です。情報が個人の管理下にあることで、担当者が不在の場合に他のメンバーがフォローできないなどの問題が生じやすくなります。
・案件進捗がリアルタイムで把握できない
進捗状況を共有する仕組みがないと、上司や他のメンバーが案件の状況を正確に把握できません。その結果、適切なタイミングでの支援やアドバイスができず、機会損失につながることがあります。
・フォロー漏れ・対応遅れによる機会損失
営業の現場では複数の案件が同時に進行しているため、リマインダーやタスク管理がされていないと、フォローアップが漏れてしまうことがあります。これにより、せっかくの商談チャンスを逃すリスクが高まります。
・チーム間の情報共有が不十分で引き継ぎに支障
営業チーム内で情報が分断されていると、担当者の異動や退職時にスムーズな引き継ぎができません。顧客との過去のやり取りが共有されていないと、顧客満足度の低下や信頼損失にもつながる可能性があります。
HubSpotはCRM、SFA、MAを統合したオールインワンの営業支援ツールとして、営業現場のあらゆる課題に対応します。
・顧客情報を一元管理し、対応漏れを防ぐ
HubSpot CRMでは、営業・マーケティング・カスタマーサクセスなどの情報を一つのプラットフォームで管理可能です。顧客との過去のやり取り（メール・電話・ミーティング）を自動記録でき、営業履歴、コンタクト情報（会社名、担当者、商談履歴など）がすべて蓄積されて、チーム全体の認識を統一。営業チーム全体でリアルタイムに情報を共有することで、対応の抜け漏れや重複対応を防げます。
・商談管理を最適化し、成約率を向上
HubSpotの「営業パイプライン機能」を使えば、各商談のステージを「リード獲得」「商談中」「見積り提出」「成約済み」などに分類し、営業パイプラインとして可視化できます。各案件がどこで停滞しているのかを一目で把握でき、フォローのタイミングや対応状況をリアルタイムでの把握や成約見込みの高い案件にリソースを集中できるメリットがあります。
パイプラインの活用ポイント
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・営業タスクを自動化し、対応スピードを向上
繰り返し発生する営業タスク（フォローアップ、提案書送付、リマインドなど）は、HubSpotのワークフロー機能で自動化できます。例えば、問い合わせフォーム送信後、自動でメールを送信したり、商談予定の前日にリマインドメールを自動送信したり、一定期間反応がないリードにアラートを発信することができます。
案件ごとにタスクを紐づけて管理できるため、誰が何をすべきかを明確化し、特に「タスクキュー」機能では、電話やメールといったアクションをグルーピングして一気に処理でき、生産性向上につながります。
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・リードスコアリングを活用し、有望な見込み客を優先対応
HubSpotの「リードスコアリング機能」では、行動履歴（例：メール開封、資料ダウンロード、無料相談など）に基づいてリードにスコアを付け、優先度の高いリードを特定できます。
スコアの例：
この仕組みにより、営業は有望な見込み客に集中し、効率よく成約を狙えます。
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・営業活動のデータを分析し、改善を継続
HubSpotには、営業活動を可視化するレポート機能が搭載されています。リード数・商談化率・成約率の推移、営業担当者ごとの成果比較、リード獲得チャネル別の売上貢献度など、
営業成果やKPI（成約率・商談化率・活動件数など）を可視化し、ボトルネックや成功パターンを発見、戦略的な改善が可能です。会議資料としても活用でき、継続的な改善が実現します。
HubSpotを活用すれば、情報の一元管理、業務の自動化、営業成果の可視化を実現し、チーム全体の生産性を飛躍的に高めることが可能です。
例えば、営業パイプラインの可視化と自動化機能の導入により、ボトルネックを早期に発見でき、営業対応のスピードが向上。これにより、成約までのリードタイム短縮が期待できます。
また、案件の一元管理により、営業マネージャーはリアルタイムで各案件の状況を把握し、適切な支援を迅速に行えるため、チーム全体の受注率も向上する可能性があります。
さらに、タスク管理やレポート機能を活用することで、営業プロセスの属人化を排除し、誰が見ても分かる再現性のある案件管理体制を構築することができます。これにより、新人でもすぐにキャッチアップしやすい環境づくりが可能になります。
属人的な営業から脱却し、チームで成果を上げるには、案件管理の仕組み化とデジタル化が鍵になります。HubSpotを活用すれば、情報の一元化、自動化、データ分析を通じて、生産性の高い営業組織を実現できます。無料のCRMからスタートでき、自社の課題に応じて段階的に機能拡張が可能です。まずはデモやトライアルを通して、実際の操作性やチームとの相性を確認してみてはいかがでしょうか？
株式会社ハレフルでは HubSpot や Salesforce の導入・運用支援 を行っております。初期設定や操作方法などから、自社にマッチしたサポートをご提案しており、CRMの導入は初めてという企業様も安心してご依頼いただけます。スコアリングをはじめ、HubSpotが有する機能についての相談や設定にも応じています。「自社にあったCRMを選定してセールスやマーケティングを効率化したい」「HubSpotの運用を依頼できる企業を探している」など、HubSpot導入に関する具体的な相談や、プランの選び方についてお困りの方は、ぜひ お問い合わせ からご連絡ください。
