【Hubspot】HubSpotが「ゴミ箱」化するのを防ぐ5つの習慣｜重複コンタクト・不要プロパティを断捨離する運用フロー

「HubSpotのデータが信用できない」「重複コンタクトが多くて、どれが本物かわからない」——こんな状況に心当たりはありませんか。HubSpotは導入時点では整っていても、使い続けるうちにデータが蓄積・劣化し、気づいたときには「ゴミ箱」状態になっていることがあります。この記事では、非エンジニアの実務担当者でも実践できる5つの習慣を使って、HubSpotのデータを健全に保ち続ける運用フローを紹介します。

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なぜHubSpotは「ゴミ箱」化するのか

HubSpotが「ゴミ箱」化する原因は、ほぼ決まっています。

• 重複コンタクトの蓄積：フォームを複数回送信した人、名前の表記が微妙に違う人など、同一人物のレコードが何件も存在する
• プロパティの増殖：インポート時に「とりあえず新規作成」したフィールドや、外部ツール連携で自動生成されたプロパティが積み上がる
• 表記ゆれの放置：「山田太郎」と「yamada taro」が別人扱いになり、自動化が誤作動する
• ライフサイクルステージの混乱：「この人は今どのフェーズ？」が担当者によってバラバラ

これらが同時進行すると、HubSpotは「使いにくいデータの置き場所」に変わっていきます。営業が同じ相手に二重でアプローチしてしまったり、メールの到達率が下がったり、レポートの数字が信頼できなくなったりと、実務への影響は小さくありません。

2025年以降は、HubSpotのAI機能（Breeze）がデータを読み取って活用する場面も増えており、「汚いデータをAIが読んでも、間違った分析結果しか出てこない」という状況になっています。データ品質を保つことは、地味な管理業務ではなく、ツールの効果を最大化するための前提条件です。

習慣① 重複コンタクトを週1回チェックしてマージする

重複対策の基本は、HubSpotに標準搭載されている「重複管理ツール」を定期的に確認することです。

手動マージの手順（実務担当者でできます）

1. 残したい方のコンタクトレコードを開く
2. 左パネルの「アクション」→「マージ」を選択
3. 統合したい重複相手を検索して選ぶ
4. どちらのプロパティ値を残すかを確認して「マージ」をクリック
   

マージすると、2件のアクティビティ履歴や関連付けはすべて1つのレコードに統合されます。最初に開いたレコード（プライマリー）の情報が優先されるので、「正しいデータが入っている方」を先に開くのがポイントです。

マージ前に知っておきたい仕様

• マージは取り消せません。慎重に行いましょう
• ライフサイクルステージは「より進んでいるステージ」が自動的に残ります
• ワークフロー処理中のコンタクトをマージすると、ワークフローから一時的に登録解除されます。ナーチャリング中・商談進行中の相手には注意が必要です

おすすめルーチン：「データ管理 ＞ データ品質 ＞ 重複を管理」を週1回確認して、候補をまとめて処理します。重複が一定件数を超えたときにアラートを送る設定もできるので、見逃し防止にも活用しましょう。

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習慣② 不要なプロパティを定期的にアーカイブして整理する

「プロパティが増えすぎて、レコード画面がカオス」という状態は、多くのHubSpot利用企業で起きています。増える主な原因は「インポート時にとりあえず新規作成した」「外部ツールが自動でフィールドを生成した」「キャンペーン終了後も削除していない」などです。

整理の判断基準

• そのプロパティに値が入っているレコードが全体の1%未満 → 削除を検討
• ワークフロー・リスト・フォームで長期間使われていない → 整理対象
• 誰が何のために作ったか説明できない → 確認して不要なら片付ける

アーカイブの手順（権限があれば実務担当者でできます）

HubSpotの設定画面から「プロパティ」を開き、整理したいプロパティを選んで「アーカイブ」をクリックします。このとき「どのフォームや自動化で使われているか」が表示されるので、影響がないことを確認してから実行しましょう。

アーカイブしたプロパティは「アーカイブ済み」タブへ移動し、90日間は復元可能です。90日を過ぎると完全に削除されるので、後から「やっぱり必要だった」とならないよう、操作前に確認を忘れずに。

ガバナンスのコツ：「プロパティは誰でも自由に作れる」状態が最大のリスクです。「新規プロパティは申請制にする」「月1回の棚卸しタイミングでまとめて整理する」というルールを決めるだけで、増殖速度は大幅に落ちます。

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習慣③ Operations Hub（Data Hub）で入力ゆれを自動修正する

データの汚れの多くは「入力ゆれ」から生まれます。「YAMADA TARO」「yamada taro」「Yamada Taro」が混在していると、メールの宛名が不自然になったり、自動化の条件設定が誤作動したりします。

Operations Hub Professional以上のプランなら自動修正が使えます

Operations Hub（現在はData Hubとも呼ばれます）のProfessional以上のプランでは、「データ品質の自動修正ルール」を設定できます。一度設定すれば、既存レコードだけでなく、新しく追加されるレコードにも自動で適用されます。

代表的な自動修正の例

• 名前を自動的にタイトルケース（最初の文字だけ大文字）に統一する
• 名前・会社名の前後の余分なスペースや記号を削除する
• 電話番号を国コード付きのフォーマットに自動整形する

設定は「CRM ＞ アクション ＞ 書式の問題を修正」から行えます。

注意点：大文字・小文字の自動変換は英字のみが対象です。日本語の全角・半角統一には標準機能では対応していません。この部分を自動化したい場合は、外部ツールや開発者によるカスタムコードが必要になります。

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習慣④ 外部ツールを使って大規模な重複をまとめて解消する

HubSpotの標準機能で一括処理できる重複ペアの上限は、Professionalで最大5,000件、Enterpriseで最大10,000件です。それを超える規模の整理や、「メールアドレスは違うけど明らかに同一人物」といったあいまいな重複には、専用の外部ツールが有効です。

HubSpot Marketplaceには Dedupely・Insycle・Koalify といった重複排除に特化したツールが揃っており、大量の重複をまとめて処理したいときに活用できます。

おすすめの使い方：最初の「大掃除」として外部ツールを使い、その後の日常的な維持はHubSpotの自動化ルールで対応するという組み合わせが、コストと手間のバランスがとれた現実的な方法です。

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習慣⑤ ライフサイクルステージとリードステータスを正しく使い分ける

「データが汚れている」のは、重複や入力ゆれだけではありません。「このコンタクトは今どのフェーズにいるのか」が担当者によってバラバラな状態も、HubSpotを機能不全にします。

2つの項目の役割を整理する

• ライフサイクルステージ：商談プロセスの「大きな段階」（Lead、MQL、SQL、Customerなど）。原則として後戻りしません。コンバージョン率などのレポートに影響します
• リードステータス：営業担当者が「今何をしているか」を示すもの（未対応、連絡試みた、商談中、不適格など）。こちらは状況に応じて行き来します

この2つを混同しないことが、レポートの正確性を保つ大前提です。

よくある混乱パターンと対処法

• 「Customerのステージを後から戻してしまう」：過去の受注データが壊れます。新しい商談は「取引（Deal）」オブジェクトで管理し、コンタクトのステージはそのままにします
• 「ライフサイクルに"デモ済み"などを追加する」：それは「取引のステージ（Deal Stages）」の役割です。コンタクトに混ぜるとレポートが読めなくなります
• 「リードステータスを更新しない」：マーケ側が「営業が放置している」と誤解し、自動化が誤作動します。更新ルールと期限をチームで決めましょう

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まとめ：今日から始められる5つの習慣

HubSpotのデータ品質は、一度きれいにして終わりではなく、小さな習慣を積み重ねて維持するものです。まずは「週1回の重複確認」と「月1回のプロパティ棚卸し」の2つだけでも始めてみてください。続けることで、HubSpotは「信頼できるデータの基盤」として、営業・マーケ両方の武器になっていきます。

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ハレフルへのご相談

株式会社ハレフルは、HubSpot・Salesforceの導入・運用支援を行っています。「重複コンタクトが増えすぎて手に負えない」「プロパティの整理をどこから始めればいいかわからない」といったご相談もお気軽にどうぞ。

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