この記事の概要
・HubSpotのワークフロー機能の概要がわかる
・ワークフローとシンプルなワークフローの違いや、使えるプランがわかる
・ワークフローとシンプルなワークフローの使い分けポイントがわかる
HubSpotのワークフロー機能とは、マーケティングや営業活動における各種プロセスを自動化するためのツールです。たとえば、資料請求フォームの送信後にサンクスメールを自動で送信したり、特定の条件を満たしたリードに対してスコアを付与したりと、煩雑な手作業を削減しながら顧客対応の質を一定に保つことができます。
HubSpotでは、こうした自動化処理を「ワークフロー」として構築でき、業務の効率化やリードナーチャリングの精度向上に貢献させることができます。ワークフローによる自動化は、人の手で発生しがちな情報のブレや伝達の遅れも防ぎます。マーケティング部門や営業部門、カスタマーサポート部門などで共有される情報の一貫性を保つ点においても、ワークフローは非常に有効だと言えるでしょう。
HubSpotには、「ワークフロー」と「シンプルなワークフロー（旧：フォームの自動化）」という2つの自動化機能があり、それぞれ用途や機能に明確な違いがあります。
Ø 複雑な自動化に対応可能
従来型のワークフローは、より高度で柔軟な自動化が可能です。たとえば、資料請求後に複数回にわたるフォローメールを配信し、顧客の開封やクリック状況に応じて別のアクションを実行するといった、複雑な自動化フローを構築することができます。
Ø 条件分岐や複数アクション、外部連携ができる
従来型のワークフローでは条件分岐を設定できるため、ユーザーの属性や行動に応じてアクションを分けることができます。加えて、複数のアクションを組み合わせたり、SlackやZoom、Salesforceなどの外部ツールと連携したりといった業務の自動化も実現できます。
Ø プロ仕様でキャンペーン全体の自動化に強い
この従来型ワークフロー最大の強みは、マーケティングキャンペーン全体を包括的に自動化できる点です。単なるフォーム送信後の処理にとどまらず、リードナーチャリングから商談化、成約後のフォローアップまで、一連のマーケティング施策を戦略的に自動運用できます。この後にシンプルなワークフローについて解説しますが、従来型のワークフローは、シンプルなワークフローに比べてプロ仕様とも言える機能を持っているのです。
Ø 名前の通り、簡易的な自動化ツール
HubSpotのシンプルなワークフローは、以前はフォームの自動化と呼ばれていました。本機能はその名の通り、簡易的な自動化を実現するためのツールとなっています。従来型ワークフローのように、高度な条件設定や複数アクションの組み合わせといった複雑な構成はできないものの、基本的な処理を素早く自動化するには非常に便利な機能です。特に初めてHubSpotを使う方や、小規模なマーケティング施策を運用する企業にとって、導入しやすい機能と言えるでしょう。
Ø 主にコンタクト単位の単発処理向き
このシンプルなワークフローは、主にコンタクト単位の単発的な処理に向いています。たとえば、フォーム送信をトリガーに、該当するコンタクトに対して1回限りのアクションを実行するケースなどに最適です。業務全体を通した複雑なフローには向かないものの、限られた範囲の自動化であればシンプルなワークフローは十分に使える機能なのです。
Ø メール開封後のフォローやタグ付けなどに最適
具体的な活用例としては、ユーザーがメールを開封したタイミングでフォローメールを送ったり、特定の条件に合致したコンタクトに自動でタグを付与したりするような、シンプルかつ即時性の高い対応が挙げられます。これにより顧客対応のスピードを高め、よりスムーズなコミュニケーションを実現することができます。HubSpotのシンプルなワークフローは、日常業務の中での細やかな（そして単純な）自動処理に有効なツールと言えるでしょう。
ここまで説明してきたように、従来型のワークフローは複雑な自動処理に対応した高度なツールで、条件分岐や複数アクションの設定、外部ツールとの連携も可能。マーケティングキャンペーン全体の自動化や、営業・サポートとの連携など、プロフェッショナルな運用に適している機能です。またシンプルなワークフローは、フォーム送信をきっかけに行う軽微な自動化処理に特化した機能で、サンクスメールの送信やタグの付与など、単発的なアクションを素早く設定できます。
上記のように、それぞれの機能違いはわかりやすいのですが、ワークフローとシンプルなワークフローは使えるプランに違いがあります。ワークフローは、Marketing HubやSales Hub、Service Hubに用意されていますが、いずれもProfessional以上のプランでなければ使うことができません。また、プランが上位になれば、利用できるワークフロー数や自動化機能が増えていく仕組みとなっています。たとえば、Marketing Hubの Professionalプランではリードナーチャリング用のメール自動化が可能になっていますが、Enterpriseではより高度な条件分岐やカスタムプロパティが利用できるといった違いがあるのです。
一方、シンプルなワークフローはHubSpotのすべての無料プランおよび有料プランで使えるようになっています。従来型のワークフローは、Professional以上のプランでなければ使えませんが、シンプルなワークフローであれば、Starterプランでも使うことができるのです（ただし作成できるシンプルなワークフローの数、アクションの数、追加できるアクションのタイプはプランによって異なります）。
シンプルなワークフローと従来型のワークフローは、以下のようなポイントで使い分けると良いでしょう。
Ø メール開封後にタグを付けたい
シンプルなワークフローは、顧客がメールを開封した際に自動でタグを付けるといった、軽微なアクションの自動化に適しています。条件分岐を必要としないシンプルな処理であれば、数クリックで設定でき、即時対応が可能です。
Ø 問い合わせが来たら、担当者に通知
フォーム送信などの特定のアクションをトリガーとして、社内の担当者に通知メールを送るといった対応も、シンプルなワークフローで簡単に実現できます。初期対応のスピード向上に寄与することでしょう。
Ø 小規模なタスクの自動化
日常業務における単発的な処理、たとえばプロパティの更新や社内通知など、小規模なタスクの自動化にシンプルなワークフローは最適です。無料プランやStarterプランでも利用可能なため、導入のハードルが低く手軽に始められます。
Ø 顧客の行動に応じて、ステップメールを配信
顧客の行動履歴に基づいて段階的にフォローアップメールを送信するようなシナリオには、従来型のワークフローが適しています。細かな条件設定とアクションの組み合わせが可能です。
Ø 購入者を別リストに移し、別のキャンペーンへ連携
購入後のユーザーを自動的に新しいリストへ移動させ、次のキャンペーンへとスムーズに誘導するといったクロスチャネルの自動化も従来型ワークフローなら柔軟に対応できます。
Ø CRMデータの更新を含む複数処理の自動化
CRMのプロパティ更新やタスク作成、社内通知、外部ツールとの連携など、複雑で多段階の処理を組み合わせた自動化にはProfessional以上のプランで提供される従来型のワークフロー機能が最適です。
HubSpotのワークフロー機能は、業務プロセスの自動化を通じてマーケティングや営業活動の効率化を支援する有効なツールです。複雑な条件分岐や外部連携を伴う高度な施策には「従来型ワークフロー」、単発的な処理には「シンプルなワークフロー」が適していますが、シンプルなワークフローは無料プランでも利用可能です。業務やマーケティングを効率化する第一歩として、まずはシンプルなワークフローから使ってみてはいかがでしょうか？
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